12 zasad skutecznego zarządzania projektami


Istnieje wiele metodyk zarządzania projektami. Stanowią one zbiór pewnych wytycznych, kroków postępowania, zasad sporządzania dokumentacji etc. Umiejętne dobranie metodyki do danego projektu i konsekwentne realizowanie go zgodnie z przyjętymi zasadami pomaga w jego skutecznym przeprowadzeniu. Zauważyć jednak trzeba, że w Polsce w zdecydowanej większości przedsiębiorstw nie są stosowane żadne metodyki do zarządzania projektami. Zarządzanie projektami opierane jest na doświadczeniu oraz na intuicji menedżerów. Pojawia się oczywiście pytanie: czy można skutecznie zarządzać projektami, nie opierając się na sprawdzonych metodykach? Według mnie – można. Warto jednak zastosować pewne zasady, które to zarządzanie ułatwią i pomogą doprowadzić projekt do szczęśliwego końca.

W niniejszym artykule chciałbym przedstawić te zasady. Wynikają one z mojego doświadczenia, jak również z doświadczeń innych menedżerów. Nie jest to w żaden sposób nowa metodyka zarządzania projektami, można to nazwać np. zbiorem dobrych praktyk zarządzania projektami.

  1. Starannie określ cel projektu

Niezwykle ważna zasada, wręcz kluczowa. Tak często bowiem spotyka się sytuację, w której nie jest właściwie określony cel projektu. „Coś” ma nam wyjść, czasem dochodzi się do wniosku, że to „coś” zostanie dookreślone w trakcie realizacji projektu. Tymczasem cel powinien być określony zgodnie z zasadą SMART:

S – Specific – konkretny, jasno sprecyzowany;

M – Measurable – mierzalny;

A – Achievable – osiągalny;

R – Relevant – istotny, mający sens;

T – Time-bound – określony w czasie.

Są to cechy prawidłowo określonego celu projektu. Co więcej, cel ten powinien być sformułowany (i zapisany) na samym początku (przed fazą planowania), powinien być też jawny dla wszystkich członków zespołu projektowego.

  1. Planuj najpierw ogólnie, później szczegółowo

Warto najpierw zaplanować najważniejsze etapy projektu, które dopiero później będą uszczegóławiane. Wprowadzi to porządek do planowania. Sprawi, iż przypisywanie kolejnych zadań do wyznaczonych wcześniej etapów stanie się prostsze. Unikamy wtedy chaosu oraz błędów. Planujemy więc „od ogółu do szczegółu”.

  1. Przydzielaj odpowiedzialności za poszczególne etapy oraz zadania projektu

Każdy etap oraz zadanie powinny mieć swoich „właścicieli”, czyli osoby, które będą za nie odpowiedzialne. Unikamy wtedy rozmycia się odpowiedzialności za projekt. Wiadomo, że największą odpowiedzialność ponosi zawsze kierownik projektu, niemniej jednak nie wykonuje on wszystkich czynności oraz zadań, jest zazwyczaj osobą, która spina cały projekt, pilnuje terminów etc. Jeśli od początku będzie wiadomo kto, za co i kiedy będzie odpowiedzialny – podziała to mobilizująco na cały zespół.

  1. Odpowiednio wcześnie zaplanuj zasoby – sprawdzaj, czy nie zachodzą konflikty czasowe

Chodzi tu oczywiście zarówno o zasoby ludzkie, jaki i rzeczowe. Można precyzyjnie zaplanować realizację projektu, rozpisać zadania oraz odpowiedzialności, ale nie wziąć pod uwagę np. konfliktów czasowych. Może okazać się, że specjaliści, których chcemy wykorzystać będą w tym czasie zaangażowani w inny projekt (albo będą na urlopie). Niektóre zasoby rzeczowe potrzebne do realizacji projektu mogą być w zaplanowanym czasie niedostępne (np. należy je z dużym wyprzedzeniem zamówić). Wszystkie te aspekty należy wziąć pod uwagę podczas planowania projektu. Usuwanie konfliktów czasowych w projektach jest łatwiejsze, jeśli stosuje się specjalistyczne oprogramowanie ułatwiające zarzadzanie projektami np. WRIKE. Program sam sygnalizuje potencjalnie zbyt duże obciążenie pracą danej osoby. Korzystanie z tego typu rozwiązań informatycznych znacznie skraca prace planistyczne, ułatwia je. Można jednak sobie oczywiście poradzić bez ich używania.

  1. Sporządzaj wykresy Gantta

Jestem fanem wykresów Gantta. Poniżej znajduje się przykładowy wykres:

Dlaczego sporządzanie wykresów Gantta jest takie ważne? Zobaczmy na rysunek powyżej. W jednym miejscu widzimy kto, za co i kiedy jest odpowiedzialny, jakie etapy oraz zadania składają się na projekt (i w jakiej kolejności), jakie są ich daty rozpoczęcia oraz zakończenia. Wystarczy jedno spojrzenie na wykres, by pozyskać wszystkie te istotne informacje projektowe. Łatwa w interpretacji forma graficzna również ułatwia przyswajanie informacji. Istotne jest to, by wykres Gantta był stale aktualizowany. Więcej na temat sporządzania wykresów Gantta napisałem w osobnym artykule: Jak efektywnie tworzyć, wykorzystywać oraz odczytywać wykresy Gantta?

  1. Staraj się, by plan realizacji projektu był stale aktualny

Wiele czynników może wpływać na konieczność zmiany planu realizacji projektu oraz na sam projekt. Plany więc mogą się zmieniać, zwłaszcza w projektach długoterminowych. Ważne jest to, by plany te faktycznie korygować, zmiany komunikować zespołowi projektowemu. Jeśli sporządzamy wykresy Gantta, powinny być one stale aktualizowane. Co to oznacza? Planowanie realizacji projektu nie może być czynnością jednorazową. Jeśli zmieniają się okoliczności wpływające na projekt, przed podjęciem nowych działań plan powinien być skorygowany. Chodzi o to, by zawsze planowanie poprzedzało działania (nawet jeśli musimy je podjąć szybko). Zbyt wiele projektów zakończyło się niepowodzeniem tylko dlatego, że zaplanowano je na samym początku, w trakcie ich realizacji okazywało się, iż w projekcie należy dokonać modyfikacji i od razy przechodzono do konkretnych działań pomijając etap planowania. Później okazywało się, że wystąpiły konflikty czasowe, z odpowiednim wyprzedzeniem nie zabezpieczono zasobów etc. Planowanie jest według mnie kluczem do sukcesu realizacji projektu.

  1. Organizuj krótkie, codzienne, projektowe spotkania robocze

Takie spotkania zespołu projektowego lub tylko osób odpowiedzialnych za zadania i etapy, które aktualnie trwają ma na celu omówienie bieżących spraw, sprawdzenie czy występują jakieś problemy, czy są jakieś wątpliwości, pytania, czy wszyscy dobrze rozumieją co i kiedy mają robić etc. Takie zebranie najlepiej organizować każdego dnia rano (o stałej porze), nie może ono trwać dłużej niż 15 minut – załatwiamy wyłącznie najważniejsze sprawy projektowe. Spotkanie prowadzi lider projektu.

  1. Celebruj „małe zwycięstwa”

Pisałem o tym przy okazji omawiania zasad skutecznego zarządzania zmianą. Nic tak efektywnie nie podnosi atmosfery w zespole, jak sukcesy. Mogą być to naprawdę małe zwycięstwa, takie jak ukończenie etapu zgodnie z harmonogramem, albo poradzenie sobie zespołu z trudną, nieprzewidzianą wcześniej sytuacją. Oczywiście, tych „zwycięstw” nie może być zbyt wiele, gdyż mogą one stać się rytuałem, który na nikim nie będzie robił żadnego wrażenia. A w jaki sposób celebrować te sukcesy? To już zależy od inwencji kierownika projektu. Jeśli projekt jest długi, a „zwycięstwo” okazałe – można zabrać zespół do restauracji, albo zorganizować lunch w firmie (korzystając z usług firmy cateringowej). Wspólne wyjścia np. do kręgielni zazwyczaj dobrze wpływają na integrację zespołu. Celebracje nie muszą być oczywiście aż tak okazałe. Często wystarczy np. wspólne zjedzenie pizzy w przerwie na lunch. Ważne, żeby chwilę spędzić razem w luźniejszej atmosferze.

  1. Cały czas kontroluj przebieg procesu

Służą temu m.in. spotkania, o których pisałem w punkcie 7. Projekt nie może wymknąć się spod kontroli jego kierownika. Kierownik kontroluje wszystkie aspekty projektu, tzn. terminowość realizacji poszczególnych etapów (ich „właściciele” kontrolują przebieg zadań), dostępność zasobów etc. Kierownik musi reagować na niespodziewane sytuacje jak najszybciej po ich zaistnieniu, np. w sytuacji choroby jednego z wykonawców projektu, opóźnienia w dostawie zasobu etc. Jeśli kontrola wykonywana jest na bieżąco, wówczas szybciej wychwytywane są takie sytuacje, czas reakcji na nie jest wówczas skrócony.

  1. Dbaj o sprawną komunikację projektową (we wszystkich kierunkach)

Sprawna komunikacja musi odbywać się we wszystkich kierunkach – z góry na dół, z dołu do góry oraz horyzontalnie. Co to oznacza w praktyce? Z góry na dół – kierownik projektu musi mieć łatwy kontakt z wszystkimi „właścicielami” oraz wykonawcami zadań. Z dołu do góry – taka komunikacja również jest konieczna, tzn. że inicjatywy, pomysły, czy komunikaty o zagrożeniach (np. czasowych) od wykonawców zadań muszą swobodnie docierać w górę hierarchii projektowej, aż do kierownika projektu. Komunikacja horyzontalna oznacza swobodną wymianę myśli między różnymi wykonawcami oraz właścicielami zadań oraz etapów. Jak to zapewnić? Bardzo często w oprogramowaniu do zarządzania projektami są wbudowane komunikatory projektowe, które taką komunikację znacznie ułatwiają i przyspieszają. Jeśli nie stosujemy takich rozwiązań, pozostają maile oraz telefony. Ważne jest, by na początku projektu zaznaczyć (i później sukcesywnie przypominać) o swobodzie komunikacji we wszystkich kierunkach oraz o preferowanych sposobach tej komunikacji. Pamiętajmy, że czas reakcji na niespodziewane sytuacje, z którymi mierzą się wykonawcy zadań jest często kluczowy dla powodzenia całego projektu.

  1. Nie twórz nadmiernie rozbudowanej dokumentacji projektowej

Nadmierna biurokracja może spowodować opóźnienia w projekcie, osoby odpowiedzialne za poszczególne etapy oraz zadania mogą zbyt mocno koncentrować się na wypełnianiu formularzy, sporządzaniu raportów etc. Z doświadczenia wiem, że taka dokumentacja nie jest później wykorzystywana, nie ma na to zwyczajnie czasu. Oczywiście, należy wypełniać wszelkie wymogi prawne (o ile takie istnieją w odniesieniu do naszego projektu), „właściciele” poszczególnych etapów mogą krótko podsumować swoja pracę oraz osób im podległych. Nie na tym jednak powinni się koncentrować. Rolą kierownika projektu jest ograniczanie biurokracji projektowej do niezbędnego minimum.

  1. Zawsze analizuj zakończony projekt

Taka analiza należy do zadań kierownika projektu. Analiza powinna obejmować przede wszystkim aspekty organizacyjne, kosztowe oraz jakościowe. Czy udało się nam skończyć projekt na czas? Czy występowały problemy organizacyjne (jeśli tak, to czy właściwie sobie z nimi poradziliśmy)? Czy zakładane koszty projektu pokryły się z kosztami rzeczywistymi (jeśli nie, to jakie były przyczyny odchyleń)? No i przede wszystkim: czy cele projektu zostały wypełnione (jeśli nie – dlaczego)? To są podstawowe pytana, które powinien sobie postawić każdy kierownik projektu po jego zakończeniu. Nie chodzi tu o formalne spisywanie odpowiedzi (chociaż zrobienie notatek na własne potrzeby jest wskazane). Istotne jest to, by wyciągnąć jak najwięcej wniosków na przyszłość, by nie powielać ewentualnych błędów, a zachować jak najwięcej dobrych praktyk projektowych (by za każdym razem nie wymyślać ich od nowa – to przecież zwyczajna strata czasu).

Print Friendly, PDF & Email