Jak efektywnie tworzyć, wykorzystywać oraz odczytywać wykresy Gantta?


Poniżej znajduje się przykładowy wykres Gantta dla jakiegoś fikcyjnego projektu:

Tak na marginesie wspomnę, że do sporządzania wykresów Gantta stosuję zazwyczaj darmowy program GanttProject. Zobaczmy, co znajduje się na wykresie. Projekt składa się z 4 etapów. Etap pierwszy zaczyna się 20.02.2018, etap czwarty ma zakończyć się 26.03. Etap pierwszy oraz drugi mogą odbywać się równolegle, natomiast etap trzeci może zacząć się dopiero po zakończeniu fazy pierwszej oraz drugiej (wskazują na to strzałki). Czwarty etap może rozpocząć się po ukończeniu ostatniego z zadań etapu trzeciego.

Zwróćmy uwagę, że każdy etap jest podzielony na poszczególne zadania. Każde zadanie (oraz etap) ma przypisaną osobę, która jest za dany wycinek pracy odpowiedzialna. Jest to bardzo ważne, gdyż w wielu firmach planuje się projekty właśnie bez wyznaczania odpowiedzialności, która w ten sposób się „rozmywa”. Jestem zdecydowanym zwolennikiem jasnego przypisywania osób do zadań (etapów), którzy stają się „właścicielami” danej fazy projektu. W ten sposób widać kto, co i kiedy ma robić.

Ponadto określone są czasy rozpoczęcia oraz zakończenia, nazwa zadania oraz etapu. Wprowadza to porządek do planowania, przy czym daty te powinny być realistyczne, wyznaczone uczciwie. Szare pionowe paski oznaczają weekendy (wolne), ciemnozielony pasek również wskazuje na dni wolne (wyjazd integracyjny całej firmy). W ten sposób możemy wprowadzić urlopy poszczególnych osób, święta etc. Jest to ważne, gdyż w tych dniach poszczególne zadania nie będą wykonywane, co może mieć wpływ na datę ukończenia danego etapu lub projektu. Wykres Gantta ma być realistycznym, graficznym przedstawieniem planu realizacji danego projektu, uwzgledniającym dodatkowe okoliczności (takie jak dni, w których nie wykonuje się pracy).

Bardzo ważną rolę odgrywają także tzw. kamienie milowe. Są to najważniejsze momenty projektu (nie powinno być ich więcej niż kilka), zazwyczaj staram się umieszczać je na końcu ważnych etapów. Dzięki nim można z jednej strony kontrolować czas realizacji projektu, z drugiej celebrować „małe zwycięstwo”, jeśli uda się nam dotrzeć do tego punktu realizacji projektu bez opóźnień. Jest to istotne z punktu widzenia atmosfery zespołu projektowego. Pisałem o tym przy okazji omawiania zasad skutecznego zarządzania zmianą. Zwróćmy uwagę, że po zakończeniu etapu 2 nie umieściłem kamienia milowego. Jest to spowodowane tym, że etap 3 może zacząć się dopiero po zakończeniu fazy pierwszej oraz drugiej, a etap 1 ma skończyć się zgodnie z planem później niż etap 2.

Zwróćmy uwagę na to, że zastosowałem różne kolory do oznaczania zadań w poszczególnych etapach. Nie jest to oczywiście wymóg w żaden sposób formalny, wykres jednak staje się w ten sposób dużo bardziej czytelny. Należy jednak pamiętać, że jeśli drukujemy na zwykłych czarno-białych drukarkach, warto kolory zmienić na różne wypełnienia np. krzyżyki, linie, kropki. Większość programów do sporządzania wykresów Gantta pozwala na takie rozwiązania.

Spróbujmy podsumować. Belki oznaczają poszczególne zadania (nad nimi górują etapy projektu), które opisane są nazwami, datami rozpoczęcia oraz zakończenia, jak również osobą odpowiedzialną. Strzałki oznaczają powiązania między zadaniami/etapami. Bardzo często jest tak, że kolejna faza projektu może rozpocząć się dopiero po zakończeniu poprzedniej (lub kilku poprzednich jednocześnie). Niebieskie linie wyznaczają daty rozpoczęcia oraz zakończenia projektu, definiowane są także dni wolne od pracy oraz kamienie milowe. Gdyby był to klasyczny wykres współrzędnych, wówczas oś OX oznaczałaby czas.

Jeśli projekt jest bardziej skomplikowany, wówczas warto sporządzić najpierw wykres Gantta dla samych głównych etapów. W naszym przypadku wyglądałoby to tak:

Zasady obowiązują tutaj te same, to znaczy wykorzystujemy belki, strzałki (powiązania), kamienie milowe, każdy z etapów opisany powinien być datami rozpoczęcia oraz zakończenia, jak również osobą odpowiedzialną za dany fragment projektu. Chodzi o to, by jeszcze przed uszczegółowieniem poszczególnych etapów zaplanować podstawowe fazy projektu i sprawdzić, czy czasowo wszystko wygląda dobrze, czy nie zachodzą konflikty etc.

W tym miejscu warto także zastanowić się nad wykorzystaniem tzw. buforów czasowych. Polega to na dodaniu do wybranych, bądź wszystkich zaplanowanych etapów projektu dodatkowego czasu, który może być (nie musi) wykorzystany w razie jakiś trudnych sytuacji np. choroby kluczowego pracownika, niezależnego od nas opóźnienia w dostawie itp. Wszystko zależy również od tego, czy jest w ogóle miejsce na tego typu bufory. W wielu bowiem sytuacjach harmonogramy projektów są tak napięte (już w fazie ich sporządzania), że o żadnych buforach nie ma mowy. Jestem zwolennikiem takiego podejścia, by projekt rozpisać głównymi etapami w sposób jak najbardziej realistyczny. Tzn. analizujemy ile czasu zajmie każdy z etapów, tworzymy wykres Gantta (z uwzględnieniem dni wolnych od pracy) i sprawdzamy, czy jest jakakolwiek możliwość dodania buforów czasowych. Jeśli tak, to pierwszeństwo mają te etapy, które wydają się najbardziej zagrożone, tzn. ryzyko niedotrzymania terminu jest największe. Jeżeli do danego etapu przypisujemy bufor, musi on znaleźć odzwierciedlenie w zadaniach, na które ten etap będzie rozbity. Zasada jest podobna – pierwszeństwo w „uzyskaniu” buforu czasowego mają te zadania, co do których istnieje największe prawdopodobieństwo opóźnień ich realizacji. Wielu doświadczonych menedżerów twierdzi, iż jeśli jakiemuś zadaniu przypiszemy dłuższy czas na jego wykonanie niż jest to uzasadnione – możemy być pewni, że czas ten zostanie w pełni wykorzystany. Co to oznacza? Że jeśli planujemy zadania z buforami, wówczas będą one z całą pewnością przez ich wykonawców konsumowane w całości. Nie należy spodziewać się, że zadanie zostanie zrealizowane w czasie krótszym, niż ten, wynikający z harmonogramu. Nie do końca zgadzam się z tym podejściem, odpowiedzią może być właściwy nadzór nad realizacją projektu oraz późniejsza analiza jego wykonania – również pod względem prawidłowego wykorzystania czasu pracy.

Chciałbym też zwrócić uwagę na odpowiednie dobieranie skali wykresu Gantta. Wykres ten powinien być zawsze czytelny, powinien być też możliwy jego wydruk w formacie A4. Jeśli nasz projekt jest bardzo rozbudowany, zasadne jest wtedy opracowanie wykresu Gantta dla najważniejszych etapów, a każdy z nich powinien mieć później sporządzony osobny wykres. Brak czytelności wydruków z całą pewnością sprawi, że narzędzie to nie będzie więcej stosowane w firmie.

Bardzo ważne jest także to, by wykres był stale aktualny. Plany, harmonogramy projektów (zwłaszcza długoterminowych) ulegają zmianom – to jest zupełnie normalne. Istotne jest jednak by jak najszybciej korekty te umieszczać na wykresie Gantta.

Print Friendly, PDF & Email